Nola likidatzen dut faktura bat?
يمكنك تبني إحدى ثلاث طرق لإعداد الفواتير حسب ما يناسب احتياجاتك.
الطريقة الأولى تعتمد على استخدام أنظمة أو برامج محاسبية تؤمن لك فواتير جاهزة قابلة للتعديل حسب رغبتك، مما يغنيك عن البدء من الصفر.
أما الطريقة الثانية، فتشمل تعديل نماذج فواتير مسبقة الإعداد مثل الملفات بصيغة وورد أو PDF، الخيار الثالث يسمح لك بتصميم فاتورتك بنفسك باستخدام برامج تصميم خاصة كبرنامج كانفا أو أدوبي إنديزاين أو حتى استخدام برامج مثل مايكروسوفت إكسيل.
مهما كانت الطريقة المختارة لإعداد الفاتورة، من الضروري احتوائها على عدة عناصر أساسية لتحقيق التصميم الأمثل الذي ترغب به.
منها تصميم وتقسيم حدود الفاتورة بشكل مرتب، إضافة شعار أو اسم المؤسسة بخط واضح وجذاب، تخصيص مساحات لإدخال بياناتك، بيانات العميل وتفاصيل المنتج أو الخدمة المقدمة.
أيضًا، يمكنك إضافة حقول أخرى تتعلق بالشحن، الخصومات أو طرق الدفع. عند الانتهاء، يُنصح بحفظ نموذج الفاتورة هذا لاستخدامه مستقبلاً كي توفر الوقت بشكل فعال في كل مرة تحتاج فيها إلى إصدار فاتورة جديدة.
ما هي الفاتورة؟
الفاتورة تحتوي على تفاصيل التعاملات التجارية سواء كانت بيعًا أو شراءً، وهي أداة أساسية لضمان الحقوق المالية للأطراف المعنية.
تكرار استخدام الفواتير شائع إلى درجة أنه قد يكون يوميًا، عادة ما يشارك في الفاتورة ثلاثة أطراف أساسيين: التاجر، الزبون، والسلطات الحكومية المعنية بجباية الضرائب وإدارتها.
ما أنواع الفواتير؟
- فواتير المبيعات الاعتيادية: الفاتورة تحتوي على تفاصيل المنتج وأطراف الصفقة التجارية، وقد يحصل عليها العميل قبل دفع الثمن فيكون الدفع مؤجل، أو قد يدفع المبلغ المطلوب قبل استلامها. تعتبر فواتير المبيعات نموذجًا شائعًا للفواتير.
- فواتير المشتريات: تُعد الفواتير التي يقوم المشتري بإصدارها ضد المورد وسيلة لتوضيح المبالغ التي تُدفع منه بدلاً من أن يتلقاها، وتساعد هذه الفواتير في الحصول على استرداد للضرائب كضريبة القيمة المضافة التي تُعد مستحقة له.
- مستخلص المقاولات: يُعد مستخلص المقاولات وثيقة مالية تُجمع فيها جميع المصاريف والتكاليف الخاصة بمشروع معين أو خلال فترة زمنية محددة ضمن عقد المقاولة.
- فواتير الموظفين والفريلانسرز: يحدد راتب الموظف بناءً على مجموع الساعات التي عمل بها والتكلفة لكل ساعة، ومن ثم يُسجل هذا المبلغ في الفاتورة كمستحقات مالية.
- فواتير إشعار الخصم والإضافة (الائتمان): تُستخدم الإشعارات لتعديل كمية المنتجات في الفاتورة الأصلية، سواء بالزيادة أو النقصان، وهي بمثابة فواتير إضافية تحدد التغييرات التي تمت على الفاتورة الرئيسية.
- الفاتورة المبدئية: عندما يقدم مزود الخدمة أو المنتج عرضاً مبدئياً للتكاليف، يستخدم ما يسمى بالفاتورة الابتدائية، هذه الوثيقة توضح التكلفة التقريبية للمنتج أو الخدمة المقدمة.
فإذا وافق العميل على الشروط والتكلفة المقترحة، يعاد تنظيم هذه الفاتورة لتصبح فاتورة نهائية ورسمية تثبت تفاصيل البيع النهائي. - فاتورة التوكيل: العقود التي تمتد لفترات طويلة تعزز العلاقات التجارية بين البائع والمشتري، حيث يقوم المشتري بدفع قيمة البضائع مقدمًا. هذا الأسلوب يساهم في توفير الأموال اللازمة للبائع ليستمر في عملياته التجارية.
